Implementasi Sistem, Operasi, dan Pengendalian

Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, rencana formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus dibuat. Tiga langkah utama implementasi sistem:

1. Menetapkan rencana dan pengendalian
   
2. Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan
   
3. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru
   

Implementasi Sistem

Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

    Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam upaya mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana-rencana khusus yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut harus menggabungkan tiga komponen utama: (1) menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan, (2) anggaran khusus yang dapat diaplikasikan di setiap tahap, dan (3) waktu pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap tahap proyek.

    Gantt chart menggambarkan secara grafis aktivitas-aktivitas utama pada sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Diagram jaringan menggambarkan urutan aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan. Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas yang penting/kritis dalam sebuah proyek, dan bila salah satu dari aktivitas-aktivitas tersebut tertunda, seluruh proyek akan tertunda.

Melakukan Aktivitas Implementasi

    Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya.
Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain:

• Menyeleksi dan melatih personel
  
• Memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain sistem
  
• Menulis dan menguji program-program komputer
  
• Pengembangan standar
  
• Dokumentasi
  
• Konversi file
  

  
   

Pelatihan Karyawan

    Semua implementasi sistem yang berhasil memberikan perhatian yang cukup besar pada pelatihan karyawan. Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekrutmen dan pelatihan bagi karyawan baru. Sementara di kasus lainnya, para karyawan yang sudah ada pun harus diajari bagaimana bekerja dengan format, laporan dan prosedur yang baru.

    Dalam banyak kasus ditemukan bahwa lebih baik untuk melatih kembali karyawan yang ada saat ini. Ada beberapa alasan yang mendukung hal tersebut:

• Biaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan karyawan baru sedapat mungkin dihindari
  
• Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi perusahaan
  
• Moral para karyawan seringkali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya promosi posisi-posisi baru bagi karyawan yang ada saat ini
  

  Sejumlah pendekatan untuk pelatihan tersedia bagi perusahaan, seperti:
  

• Memekerjakan konsultan pelatihan dari luar
  
• Menggunakan manual pelatihan
  
• Menggunakan kaset video presentasi
  
• Menggunakan kaset rekaman presentasi
  
• Menggunakan seminar-seminar pelatihan
  
• Menggunakan instruksi-instruksi tercetak (print-out)
  
• Menggunakan komputer-bantu pelatihan