kesuksesan dan Kegagalan Penerapan

Sistem Informasi

Kegagalan Penerapan Sistem Informasi

Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Pengguna harus memahami sistem informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk membuat sistem bekerja secara sempurna.

Masalah Pokok Sistem Informasi

Terdapat faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:

1. Desain
   

   Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah. Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
   

2. Data
   

   Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai.
   

3. Biaya
   

   Sistem sangat diperlukan, namun sering dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya di atas anggaran. Harus diperhitungkan manfaat yang akan dihasilkan ketika diberlakukannya suatu sistem agar tidak terjadi lebih besar biaya yang dikeluarkan daripada manfaat yang diperoleh.
   

4. Operasi
   

   Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi.
   

   
    

Mengukur Kesuksesan Sistem

Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu:

1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line.
   
2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.
   
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
   
4. Tujuan yang dicapai.
   
5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit.
   

Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem informasi tidak seluruhnya dapat dikuantitatifkan.

PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan atau lingkungan internal.

Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsure yang lain dalam organisasi merupakan penyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena focus penjelasan terdapat pada pola implementasi yang berbeda.

IMPLEMENTASI KONSEP

Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik social yang cocok, sebagaimana memilih produk yang paling unggul untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literature yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen.

Beberapa tindakan kunci yang diperlukan untuk jangka waktu yang panjang, suksesnya implementasi, dan indikator-indikator kesuksesan :

• Dukungan dana dari dalam
  
• Penyusunan organisasi baru
  
• Ketersediaan dan perbaikan yang terus menerus
  
• Klasifikasi personel yang baru
  
• Perubahan otoritas organisasi
  
• Internalisasi program-program pelatihan
  
• Updating sistem secara rutin
  
• Promosi orang-orang kunci
  
• Daya tahan sistem setelah berubah dari bentuk aslinya
  
• Tercapainya tujuan penggunaan sistem
  

Dalam konteks implementasi, analisis sistem adalah agen perubahan. Analis bukan hanya mengembangkan solusi teknis, tetapi juga mendefinisikan konfigurasi, interaksi, aktifitas pekerjaan, dan hubungan struktur antara berbagai kelompok dalam organisasi.

PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI

Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada satupun penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus kesuksesan sistem informasi. Tidak satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa hasil implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut :

1. Peran pengguna dalam proses implementasi.
   
2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi.
   
3. Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek.
   
4. Kualitas manajemen dalam proses implementasi.
   

Berikut penjelasan dari faktor-faktor diatas :

1. Keterlibatan dan Pengaruh Pengguna
   

   Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.
   

2. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi
   

   Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.
   

3. Dukungan Manajemen
   

   Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi.
   

   Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih kesuksesan.
   

4. Tingkat Kompleksitas dan Risiko
   

   Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat risiko proyek,, yaitu :
   

   1. Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula risikonya.
      
   2. Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan.
      
   3. Pengalaman dengan Teknologi : risiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal.
      
   4. Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek). Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut :
      

• Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran
  
• Melampaui waktu yang telah diperkirakan
  
• Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
  
• Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
  

TANTANGAN DARI REKAYASA BISNIS

Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidak lah mengejutkan jika muncul tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah berasal dari ketidakmampuan manajemen mengidentifikasi masalah-masalah kritis untuk dipecahkan melalui rekayasa atau memperjelas antara perbaikan radikal dari proses bisnis inti dan perubahan secara menyeluruh. Dalam hal ni perusahaan hanya berusaha membuat peningkatan-peningkatan menyeluruh dalam operasi yang berlangsung terus menerus disamping mendisain kembali secara radikal proses bisnisnya. Dalam beberapa kasus hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan pratek-pratek manajemen yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk berubah. Masalah-masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan perubahan manajemen.

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:

Analisis

• Waktu, uang dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
  
• Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangat sedikit bahkan tidak ada.
  
• Penempatan staf pada proyek tidak tepat.
  
• Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi sistem yang tidak mencukupi.
  
• Pengguna menolak menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek.
  
• Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.
  

Desain

• Pengguna tidak memiliki tanggung jawab terhadap input untuk aktifitas desain.
  
• Sistem di desain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.
  
• Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
  
• Spesifikasi fungsional tidak di dokumentasikan secara cukup.
  

Pemrograman

• Jumlah waktu dan uang yang diisyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah.
  
• Programmer disuplai dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
  
• Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis, terlalu banyak waktu terbuang dalam penulisan kode.
  
• Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik-teknik yang berorientasi pada objek.
  
• Program tidak didokumentasikan secara cukup.
  
• Sumber daya yang diperlukan tidak dijadwalkan.
  

Pengujian

• Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing lebih rendah.
  
• Tim proyek tidak mengembangan rencana tes secara terorganisasi.
  
• Pengguna tidak terlibat didalam testing secara cukup.
  
• Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review.
  

Konversi

• Waktu dan uang untuk aktivitas konversi, khususnya untuk konversi data dianggarkan tidak cukup.
  
• Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai.
  
• Dokumentasi sistem dan pengguna tidak cukup.
  
• Evaluasi kinerja tidak dilakukan.
  
• Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.
  

MENGELOLA IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.

Daftar Pustaka

Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. 2002. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP AMP YKPN