Proses Bisnis Prokuremen
Kali ini ekonomister.blogspot.com akan memberikan pembahasan tentang proses bisnis prokuremen.
Tinjauan
Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Langkah umum dalam proses prokuremen adalah:
1. Menentukan kebutuhan
2. Memilih sumber daya
3. Permintaan untuk quotation
4. Memilih pemasok
5. Menerbitkan pesanan pembelian
6. Penerimaan barang
7. Verifikasi faktur
8. Pembayaran kepada pemasok
Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen.
SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen.
Dokumen pada R/3 adalah dokumen online (dibuat secara online dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik). Dokumen ini juga dapat dicetak dan ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari:
1. Permintaan pembelian
2. Permintaan untuk quotation
3. Quotation
4. Pesanan pembelian
5. Perjanjian ringkas
6. Kontrak
7. Perjanjian penjadwalan
8. Pencatatan informasi pembelian
Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian mempunyai field input yang mengindikasikan bagaimana dokumen tersebut dibuat, manual atau otomatis. Permintaan pembelian diproses baris demi baris sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di R/3.
Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis adalah menentukan sumber penyedia untuk permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, R/3 memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.
Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan.
Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipekai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk dan jasa. Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation adalah atu atau banyak dokumen quotation yang akan dimasukkan ke dalam R/3.
Memilih Pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3 akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima.
Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang ada.
R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian subkontrak diterbitkan ketika pemasok harus menerima suku cadang (seperti subrakitan) untuk memproduksi produk akhir yang akan dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk barang yang ditangani dalam konsinyasi. Pesanan pembelian pihak ketiga diterbitkan ketika barang atau jasa akan dikirimkan kepada pihak ketiga. Pesanan pembelian transportasi persediaan, diterbitkan untuk memulai perpindahan barang antarpabrik di dalam perusahaan.
Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu. Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menetukan harga item. Perjanjian penjadwalan mempunyai item baris. Pesanan pembelian yang disiapkan dengan dasar kontrak yang ada atau perjanjian penjadwalan disebut release order.
