MANAJEMEN INFORMASI

Dalam suatu perusahaan, tersedia lima jenis utama sumber daya yakni manusia, material, mesin, uang, dan informasi. Manusia, material, mesin, dan uang merupakan sumber daya yang berwujud (sumber daya fisik), mereka ada secara fisik dan dapat disentuh. Sedangkan informasi merupakan sumber daya konseptual yang berupa informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik dengan cara yang paling efektif.

Manajemen informasi yakni aktivitas manajer memperoleh informasi, mengunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat. Sumber daya yang diperoleh manajer disusun agar siap digunakan pada saat diperlukan. Manajer memastikan bahwa data yang diperoleh dapat diproses menjadi sebuah informasi bagi orang yang tepat disaat yang tepat dan dalam bentuk yang tepat. Manajer akan membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Dua alasan yang mendasari manajer memberikan perhatian pada manajemen informasi adalah yang pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Kerumitan kegiatan bisnis yang meningkat. Hal ini terjadi karena hal-hal berikut:

• Pengaruh ekonomi internasional. Pengaruh ini dapat dilihat dari nilai relatif mata uang tiap negara, dimana pembeli akan melakukan pembelian di negara-negara yang mata uangnya memiliki nilai paling besar.
  
• Persaingan dunia. Dampak dari persaingan dalam skala dunia terlihat pada impor dari luar negeri.
  
• Kerumitan teknologi yang meningkat. Untuk bersaing secara global, perusahaan-perusahaan banyak melakukan investasi pada teknologi agar mereka dapat melakukan operasi yang diperlukan.
  
• Batas waktu yang semakin meningkat. Semua tahap operasi bisnis sekarang dilakukan secara lebih cepat dari sebelumnya dengan bantuan teknologi yang ada.
  
• Kendala-kendala sosial. Dalam melakukan proses bisnis, banyak tercipta produk dan jasa yang tidak diinginkan masyarakat, misalnya limbah pabrik yang dihasilkan oleh sebuah industri yang berdampak pada pencemaran lingkungan.
  

Kemampuan komputer yang semakin baik. Di jaman sekarang, komputer bukan lagi merupakan barang istimewa bagi pemakai, namun sudah disamakan halnya dengan peralatan kantor lainnya. Hampir setiap orang hampir bisa mengoperasikan komputer dengan berbagai aplikasinya.

PARA PEMAKAI INFORMASI

Para pemakai komputer meliputi manajer, non-manajer, dan organisasi dalam lingkungan perusahaan. Dalam hal manajer sebagai pemakai informasi, sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu sistem informasi pemecahan masalah. Dalam suatu perusahaan, manajer ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai area bisnis.

Adapun tingkat-tingkat manajemen dibagi atas:

• Tingkat perencanaan strategis (strategic planning level): manajer pada puncak hierarki organisasi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan di masa datang
  
• Tingkat pengendalian manajemen (management control level): manajer tingkat menengah yakni mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi yang bertanggungjawab mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai
  
• Tingkat pengendalian operasional (operational control level): manajer tingkat bawah yang mencakup kepala departemen, supervisor, dan pemimpin proyek yang bertanggungjawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan.
  

Dilihat dari pengaruh informasi, semakin tinggi tingkat manajer, semakin luas pengaruh informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dilihat dari bentuk penyajian informasi, semakin tinggi tingkat manajer, maka semakin ringkas informasi yang diperlukan.

    Sedangkan area bisnis tradisional perusahaan ada tiga, yakni pemasaran, manufaktur, dan keuangan serta dua area tambahan yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi.

    Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan area bisnis, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi dan peranan yang sama. Lima fungsi-fungsi manajemen adalah planning, organizing, staffing, directing, serta controlling. Sedangkan peranan manajemen mencakup aktivitas antar-pribadi (interpersonal), informasi (informational), dan keputusan (decisional).

    Untuk mencapai tujuan, manajemen harus memiliki dua keahlian dasar, yaitu keahlian komunikasi dan pemecahan masalah. Dalam berkomunikasi, manajer memiliki pilihan medianya sesuai dengan gaya manajemen mereka. Sedangkan dalam pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan dalam memilih berbagai tindakan. Selain itu, idealnya manajemen harus mengerti komputer dan informasi.

MANAJER DAN SISTEM

Manajer yang memandang organisasinya sebagai sebuah sistem akan menjadikan pemecahan masalah lebih mudah dan lebih efektif. Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri.

Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open-loop system).
Sedangkan sistem dengan tiga elemen pengendalian disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system).

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka (open system),
sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system).
Suatu sistem dapat terdiri dari subsistem yakni bagian yang ada di dalam sebuah sistem, dan supersistem yaitu bagian dari sistem yang lebih besar.

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang memiliki sumber daya fisik dan sistem konseptual yang menggunakan sumber daya konseptual berupa informasi dan data. Seorang manajer akan memiliki suatu pandangan sistem yang bernilai potensial untuk mengarahkan manajer mencapai tujuan organisasinya berkaitan dengan lingkungan.

DATA VERSUS INFORMASI

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual yang meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer, atau kombinasi keduanya.

EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer awal ini adalah pengolahan data elektronik atau EDP, kemudian disingkat menjadi DP dan berkembang menjadi SIA. Kemudian konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen atau SIM dipromosikan oleh pembuat komputer yang diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Karena banyaknya kekurangan dengan jalan ini, maka dibentuk konsep baru disebut sistem pendukung keputusan atau DSS yang berfokus pada pemecahan masalah dan pengambilan keputusan manajer. Pada saat DSS berkembang, muncul OA yang memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. Kemudian aplikasi lain seperti AI dan ES berkembang yang berfokus pada konsultasi. Aplikasi ini menyediakan informasi untuk pemecahan masalah yang dikenal dengan sistem informasi berbasis komputer atau CBIS.

ORGANISASI JASA INFORMASI

Perusahaan yang pertama menggunakan komputer menggunakan para spesialis informasi untuk mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi:

• Analis sistem: bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada
  
• Pengelola database: bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database
  
• Spesialis jaringan: bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar
  
• Programmer: menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menghasilkan informasi
  
• Operator: menangani peralatan komputer berskala besar seperti mainframe
  

KECENDERUNGAN MENUJU END-USER COMPUTING

End-User Computing berkembang karena (1)meningkatnya pengetahuan tentang komputer; (2) para spesialis informasi memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani; (3)pasar yang dibanjiri oleh komputer mikro yang murah; (4)terciptanya perangkat lunak jadi yang menawarkan kemudahan penggunaan sistem berbasis komputer. Para spesialis informasi tetap dibutuhkan dalam pengembangan sistem yang dilakukan bersama-sam dengan pemakai.

MENIMBANG NILAI CBIS

Menimbang nilai CBIS dengan menggunakan gabungan ukuran kuantitatif dan subjektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya ini. Tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup yang memiliki siklus hidup sistem yang terdiri dari tahap-tahap berikut: perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Siklus hidup tersebut tidak bertahan lama. Cepat atau lambat sifat dinamis bisnis akan melampaui kemampuan sistem informasi, dan sistem itu harus diperbaharui.

MEREKAYASA ULANG CBIS

Ketika suatu sistem direkayasa ulang, bukan berarti selalu merupakan pendekatan yang sama sekali baru. Unsur-unsur yang baik dari sistem itu dapat dipertahankan dan kemudian teknologi komputer diterapkan.

MENGELOLA CBIS

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah perencanaan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.

MENEMPATKAN CBIS DALAM KONTEKS

Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.