1. Pengguna Teknik Sistem
Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antarsubsistem. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik-teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.

2. Jenis-Jenis Teknik Sistem
2.1. Bagan Arus
Barangkali merupakan teknik sistem yang paling umum. Bagan arus adalah diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam suatu sistem.
a. Simbol-Simbol Bagan Arus
Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personel-personel sistem. Bagan arus banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting bagan arus sebagai alat komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya pemrosesan komputer, maka dibutuhkan symbol-simbol standar dan penggunaan konvensi.
ANSI X 3.5.-1970 mendefinisikan empat kelompok simbol flowchart , antara lain :
 Simbol dasar
 Simbol input/output yang spesifik
 Simbol proses khusus
 Simbol tambahan digunakan untuk memperjelas flowchart atau mempermudah pembuatan flowchart
b. Penggunaan Simbol Dalam Bagan Arus
Simbol-simbol digunakan dalam bagan arus untuk menggambarkan fungsi-fungsi informasi atau jenis lain dari sistem. Arah aliran direpresentsikan dengan garis yang ditarik di antara symbol-simbol. Simbol dalam flowchart digunakan untuk menggambarkan fungsi suatu informasi atau fungsi sistem yang lain.

c. Diagram IPO dan HIPO
Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart.
Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukan-proses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai.
Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran.
d. Bagan Arus Sistem Dan Program
Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci.
Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem.
Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan.
e. Diagram-Diagram Aliran Data Logis (DFD)
Penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem. Analisis sistem menyediakan deskripsi logis kepada perancang sistem/programer. Terdapat empat simbol.
Nama Simbol Makna
Terminatior
Menggambarkan sumber dan destinasi data
Proses
Tugas atau fingsi yang harus dijalankan
Simpanan Data
Simpanan data
Arus data
Saluaran komunikasi

f. Diagram-diagram Aliran Data Logis Dan Analisis Terstruktur
Beberapa hal mengenai pembuatan DFD adalah:
 DFD hanya terdiri dari simbol-simbol DFD
 Setiap simbol DFD termasuk setiap garis aliran, akan diberi label
 Aliran logika harus jelas, dengan seluruh sumber dan tujuan data tampak dalam DFD
Jika analis merasa puas bahwa seluruh modul utama telah teridentifikasi, analisis terstruktur dilanjutkan melalui perbaikan lebih jauh atas setiap modul pemrosesan utama. Pemekaran dapat terus dilanjutkan sesuai dengan kebutuhan.
g. Bagan Arus Analitis, Dokumen, dan Distribusi Formulir
Bagan arus analitik, arus dokumen dan distribusi formulir digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem.
Bagan arus analitis serupa dengan bagan arus sistem dalam tingkat rincian dan teknik. Aliran pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis aliran. Bagan arus analitis mengidentifikasi seluruh proses penting dalam sebuah aplikasi, dan menekankan pada tugas-tugas pemrosesan yang memiliki pengendalian.
Gambar 2.1 Contoh Bagan Arus Analitis
















Bagan arus dokumen serupa dengan hal format dengan bagan arus analitis tetapi lebih sedikit rincian mengenai fungsi pemrosesan dari setiap entitas yang ada pada gambar. Singkatnya, simbol yang digunakan adalah simbol dokumen, sisanya hanya digunakan untuk menambah kejelasan. Tujuannya adalah melihat setiap dokumen yang digunakan dalam sistem aplikasi dan mengidentifikasikan titik mulai, distribusi dan disposisi.
Gambar 2.2 Contoh Bagan Arus Dokumen

Pengontrol Wakil Direktur Produksi












Bagan distribusi formulir lebih menekankan pada penerima suatu formulir. Formulir ini direpresentasikan dengan simbol, foto yang diperkecil dari formulir itu sendiri, atau sekedar deskripsi.
Gambar 2.3 Contoh Diagram Distribusi Formulir







2.2. Teknik-Teknik Naratif
Teknik narasi sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.

2.3. Analisis Pemanfaatan Sumber Daya
Analisis berikutnya yang perlu dilakukan setelah semua tahap dalam pembuatan yang dijelaskan diatas mulai dari pembuatan flowchart, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah hingga menerapkan desain prosedur yang baru adalah mencocokkan sumber daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis ini harus dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber daya saat melakukan audit. Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat digunakan oleh auditor maupun personel sistem.

2.4. Teknik-Teknik Analisis Keputusan
a. Tabel Pencabangan Dan Keputusan
Tabel pencabangan dan keputusan digunakan terutama oleh para ahli pengembangan sistem. Seringkali logika keputusan yang disyaratkan dalam progran komputer cukup kompleks untuk digambarkan dengan simbol-simbol standar bagan arus keputusan. Dalam kasus itu dapat digunakan untuk menggambarkan fungsi keputusan. Tabel memuat pernyataan keputusan yang akan dibuat, daftar kondisi yang dapat timbul, dan jalur yang harus diikuti untuk setiap kondisi. Bagian menuju ke (“Go to”) memuat referensi penghubung (simbol penghubung) atau garis aliran tunggal yang keluar ke simbol lain.Tabel keputusan menggambarkan tabulasi dari proses pengambilan keputusan. Ini mirip dengan tabel pencabangan tetapi lebih kompleks karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak. Tabel keputusan dibuat dengan premis JIKA-MAKA (if-then) dan tampak sebagai matriks dua dimensi dalam format umum. Tabel dibagi dalam empat area: penghentian kondisi, entri kondisi, penghentian aksi, dan entri kegiatan. Kondisi-kondisi dibuat dalam daftar horizontal dalam baris-baris horizontal dalam area perhentian kondisi dan dibaca sebagai “JIKA kondisi 1 dan kondisi 2... Dan kondisi N, MAKA Kegiatan 1 dan Kegiatan 2, Kegiatan N.” Aturan-aturan dinomori secara horizontal di bagian atas tabel dan menggamarkan kombinasi logis entri kondisi dan entri kegiatan yang mendukung proses keputusan. Terdapat satu baris vertikal untuk setiap kombinasi.
b. Metode-Metode Matriks
Tabel keputusan pada dasarnya adalah penyajian matriks. Format matriks dan peyajian dalam bentuk “array” memiliki banyak kegunaan dalam pekerjaan sistem karena merupakan metode yang baik untuk menganalisis dan menampilkan volume data yang besar. “Kertas kerja” atau “spreadsheet” yang digunakan sistem akuntansi untuk menghitung dan mendistribusikan saldo perkiraan dalam subklasifikasi atau untuk membantu proses penutupan merupakan contoh-contoh umum dalam teknik-teknik matriks. Ciri-ciri analiti penting dari teknik-teknik matriks adalah menyebar entri-entri baris dalam beragam entri-entri kolom. Ini menjamin bahwa setiap kombinasi baris/kolom telah dianalisis dan didokumentasikan secara jelas.
Dalam matriks pengendalian aplikasi, entri baris adalah pengendalian data entri kolom adalah kegiatan pemrosesan. Teknik ini dapat digunakan secara sistematis untuk mengevaluasi pengendalian intern dalam sistem aplikasi. Dalam matriks pengendalian data, entri baris adalah elemen-elemen data, dan entri kolom adalah formulir atau laporan. Analisis dapat diarahkan langsung pada eliminasi data yang tidak berguna dalam suatu formulir atau data dalam laporan.

3. Penggunaan Teknik Sistem
3.1. Penggunaan Teknik-Teknik Sistem dalam Auditing
Sebagian besar penugasan auditing dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama yaitu audit intern yang bertujuan untuk menetapkan tingkat keandalan struktur pengendalian intern dalam organisasi. Biasanya diperlukan beberapa jenis pengujian ketaatan. Tujuan pengujian itu adalah untuk melihat eksistensi, efektivitas, dan kontinuitas operasi pengendalian intern. Komponen kedua yaitu audit laporan keuangan, meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor ekstern.
a. Evaluasi Pengendalian Intern
Auditor sering terlibat dalam evaluasi pengendalian intern. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sistem aplikasi. Karena pemisahan dan pembagian tugas-tugas pemrosesan di antara karyawan dan atau departemen. Beberapa teknik sistem misalnya bagan arus analitis, bagan arus dokumen, dan bagan distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sistem. Bagan-bagan ini dibuat dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi-fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh setiap entitas. Beberapa teknik lainnya, seperti kuesioner dan metode matriks juga dapat digunakan untuk mengevaluasi pengendalian intern.
b. Pengujian Ketaatan
Auditor melakukan pengujian ketaatan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.Pengujian ketaatan membutuhkan pemahaman atas pengendaian yang akan diuji. Jika pengendalian yang akan diuji adalah komponen-komponen sistem informasi perusahaan, auditor juga harus memperhatikan teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Ini membutuhkan pemahaman teknik-teknik sistem yang umum digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi.
Jadi auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai teknik-teknik yang akan digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem. Bagan masukan proses-keluaran (input-process-output/ IPO) dan hierarki-plus masukan proses-keluaran (HIPO), bagan arus program, diagram aliran data logis (logical data flow diagaram/DFD), tabel pencabangan dan keputusan, serta metode matriks yang menjadi contoh teknik sistem yang umum digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem. Auditor akan sering menghadapi teknik-teknik ini manakala mereka menelaah dokumentasi sistem. Tetapi auditor biasanya memiliki kebutuhan sedikit saja untuk menyajikan bagan IPO dan HIPO, bagan arus program, DFD, table pencabangan dan keputusan, dan metode matriks dalam menjalankan auditnya, karena teknik-teknik ini berguna terutama dalam perencanaan dan perancangan sistem. Fokus utama audit untuk menelaah sistem berjalan dan bukan merancang sistem baru.
c. Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Auditor disyaratkan oleh standar professional untuk membuat ketas kerja, dan ini merupakan catatan utama mengenai pekerjaan yang telah dilakukan.
Auditor menggunakan teknik-teknik sistem untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Kuesioner pengendalian intern, bagan arus analitis dan bagan arus sistem sering tampak dalam kertas kerja karena umum digunakan oleh auditor dalam mengevaluasi pengendalian intern. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja jika merupakan bagian dari dokumentasi sistem yang akan ditelaah.

3.2. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem
Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari 3 fase, yaitu:
a. Analisis Sistem
Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen dan observasi. Teknik formal yang digunakan untuk mengelola fakta meliputi analisis pengukuran pekerjaan, analisis distribusi pekerjaan dan teknik matriks yang lain. Analisis arus informasi juga merupakan bagian yang penting dari proses analisis. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis. Kedua teknik ini sangat berguna untuk mendapatkan gambaran mengenai pemrosesan transaksi dalam suatu organisasi secara menyeluruh.
b. Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Alat tersebut dapat berupa matriks input atau output, flowchart sistem, dan diagram alur data. Desain sistem juga melibatkan desain dokumen input, desain formulir dan desain database. Teknik sistem seperti diagram input proses output, daigram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.
c. Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. Dokumen adalah merupakan bagian terpenting dalam implementasi sistem. Dokumen yang baik, sebagai akibat dari penggunaan teknik sistem adalah proses analisis dan desain sistem informas, sangat membantu pelaksanaan pelatihan karyawan dan berguna untuk memastikan bahwa spesifikasi desain dapat terpenuhi.