PERUSAHAAN DALAM LINGKUNGANNYA

Sistem perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem terbuka dimana perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungan, mengubahnya menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya tersebut kepada lingkungan.

    Terdapat delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan. Delapan elemen ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini meliputi:

• Pemasok
  menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa
  
• Pelanggan mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai
  
• Serikat buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tidak terampil
  
• Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia perusahaan
  
• Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modalnya di perusahaan
  
• Pemerintah yakni orang yang memberikan batasan-batasan dalam bentuk undang-undang dan peraturan serta memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana
  
• Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melakukan operasinya
  

Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen ini melalui arus sumber daya. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan. Arus yang sering mengalir mencakup arus informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus pekerja dari serikat buruh. Arus yang agak jarang meliputi arus uang dari pemerintah, arus material kepada pemasok, dan arus pekerja kepada pesaing. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Manajer dapat menggunakan sumber daya fisik dan konseptual untuk mencapai tujuan.

Untuk mencapai keunggulan dari pesaing, perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas yang disebut dengan aktivitas nilai. Aktivitas nilai terbagi menjadi dua kategori yaitu:

• Aktivitas nilai utama (primary value activity) adalah aktivitas yang berhubungan dengan produksi dan penawaran nilai yang lebih besar kepada pelanggan daripada yang dilakukan pesaing. Aktivitas ini mencakup logistik masuk, operasi, logistik keluar, pemasaran dan penjualan serta pelayanan
  
• Aktivitas nilai pendukung (support value activity) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung. Aktivitas ini mencakup infrastruktur perusahaan, manajemen sumber daya manusia, pengembangan teknologi, dan pemerolehan (procurement).
  

Kedua aktivitas ini dintegrasikan membentuk rantai nilai (value chain). Tiap aktivitas nilai memiliki tiga unsur penting yaitu input yang dibeli, sumber daya manusia, dan teknologi. Tiap aktivitas juga menggunakan dan menciptakan informasi.

Saat ini manajemen menyadari keunggulan tambahan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan dengan rantai nilai organisasi-organisasi lain. Kaitan tersebut dinamakan sistem antar-organisasi (interorganizational system-IOS) atau sistem informasi antar-organisasi (interorganizational information system-IIS). Jaringan tersebut dinamakan sistem nilai (value system).

Rantai nilai perusahaan-perusahaan dalam suatu industri dapat sangat mirip tetapi kemungkinan besar rantai nilai tiap perusahaan bersifaT unik. Karena tiap aktivitas nilai mencakup suatu komponen informasi, pengelolaan sumber daya informasi perusahaan merupakan langkah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif.

SUMBER DAYA INFORMASI

Jenis-jenis dari sumber daya informasi terdiri dari perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Untuk mencapai keunggulan kompetitif, manajer harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi dan mengelolanya dengan efektif.

PENGELOLA SUMBER DAYA INFORMASI

Chief Information Officer (CIO) adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai area lain dari operasi perusahaaN. Peran ini seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak.

MENINGKATNYA KERUMITAN MANAJEMEN INFORMASI

Semakin banyak informasi yang didapatkan perusahaan, maka tugas manajemen akan semakin rumit sehinga tanggung jawab tidak hanya berada pada puncak CIO, namun semua manajer dalam perusahaan.

PERENCANAAN STRATEGIS

Perencanaan strategis merupakan perencanaan jangka panjang karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK PERUSAHAAN

Di dalam perusahaan, komite eksekutif bertanggungjawab atas perencanaan strategis. Komite memiliki rencana bisnis strategis yang berguna untuk memantau kinerja sepanjang tahun dan mengambil tindakan yang tepat sesuai dengan situasi yang berubah. Komite eksekutif juga memerlukan sebuah rencana fungsional yang merinci area-area yang akan mendukung perusahaan menuju tujuan strategisnya.

PERENCANAAN STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI

Transformasi Kumpulan Strategi

Dalam mengembangkan rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategi perusahaan, yang disebut kumpulan strategi organisasi
(organizational strategy set). Pendekatan selanjutnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation) yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencana ini disebut kumpulan strategi SIM
(MIS strategy set) dan terdiri dari tujuan, kendala, dan strategi. Kekurangan dasar transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa area-area fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin terapainya tujuan strategis perusahaan.

Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Dalam hal ini, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa depan.

Isi Rencana Strategis Smber Daya Informasi

Rencana ini harus menjelaskan tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan, dan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

END-USER COMPUTING SEBAGAI MASALAH STRATEGIS

Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka, yaitu:

• Pemakai akhir tingkat Menu (Menu-Level End Users). Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu berbasis Windows dan Mac.
  
• Pemakai Akhir Tingkat Perintah (Command-Leve End Users). Sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu.
  
• Pemakai Akhir Tingkay Perintah (End Users Programmers). Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman dan mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka
  
• Personil Pendukung Fungsional (Functional Support Personnel). Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer unit bisnis mereka.
  

Ciri tingkatan kemampuan pemakai akhir adalah (1)semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi, dan (2)tidak seorangpun yang merupakan anggota organsisasi jasa informasi.

EUC memiliki manfaat kepada perusahaan dalam dua cara utama:

• Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan. Pemindahan beban kerja pengembangan sisitem ke pemakai akan meringankan kerumitan para spesialis sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada areanya
  
• Mengurangi kesenjangan komunikasi. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, akan mengurangi kesenjangan komunikasi.
  

  EUC juga dihadapkan pada beberapa risiko sebagai berikut:
  

• Sistem yang buruk sasarannya. Pemakai akhir mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilakukan dengan cara lain
  
• Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya. Pemakai akhir cenderung mengabaikan perlunya dokumentasi rancangan agar sistem dapat dipelihara
  
• Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien. Saat tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangkat keras dan peangkat lunak, perusahaan dapat memiliki perangkat keras yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang berlebihan
  
• Hilangnya integritas data. Pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukkan data ke database perusahaan sehingga akan mempengaruhi output dan keputusan
  
• Hilangnya keamanan. Pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya
  
• Hilangnya pengendalian. Pemakai mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada suatu rencana yang memastikan dukungan komputer bagi perusahaan
  

  KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI
  

  Manajemen sumber daya informasi (information resources management) atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Agar perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi tersebut meliputi :
  

• Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
  
• Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
  
• Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
  
• Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuant perencanaan strategis
  
• Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
  
• Startegi untuk mendorong dan mengelola end-user computing
  

  
   

MANAJEMEN INFORMASI

Dalam suatu perusahaan, tersedia lima jenis utama sumber daya yakni manusia, material, mesin, uang, dan informasi. Manusia, material, mesin, dan uang merupakan sumber daya yang berwujud (sumber daya fisik), mereka ada secara fisik dan dapat disentuh. Sedangkan informasi merupakan sumber daya konseptual yang berupa informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik dengan cara yang paling efektif.

Manajemen informasi yakni aktivitas manajer memperoleh informasi, mengunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat. Sumber daya yang diperoleh manajer disusun agar siap digunakan pada saat diperlukan. Manajer memastikan bahwa data yang diperoleh dapat diproses menjadi sebuah informasi bagi orang yang tepat disaat yang tepat dan dalam bentuk yang tepat. Manajer akan membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Dua alasan yang mendasari manajer memberikan perhatian pada manajemen informasi adalah yang pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Kerumitan kegiatan bisnis yang meningkat. Hal ini terjadi karena hal-hal berikut:

• Pengaruh ekonomi internasional. Pengaruh ini dapat dilihat dari nilai relatif mata uang tiap negara, dimana pembeli akan melakukan pembelian di negara-negara yang mata uangnya memiliki nilai paling besar.
  
• Persaingan dunia. Dampak dari persaingan dalam skala dunia terlihat pada impor dari luar negeri.
  
• Kerumitan teknologi yang meningkat. Untuk bersaing secara global, perusahaan-perusahaan banyak melakukan investasi pada teknologi agar mereka dapat melakukan operasi yang diperlukan.
  
• Batas waktu yang semakin meningkat. Semua tahap operasi bisnis sekarang dilakukan secara lebih cepat dari sebelumnya dengan bantuan teknologi yang ada.
  
• Kendala-kendala sosial. Dalam melakukan proses bisnis, banyak tercipta produk dan jasa yang tidak diinginkan masyarakat, misalnya limbah pabrik yang dihasilkan oleh sebuah industri yang berdampak pada pencemaran lingkungan.
  

Kemampuan komputer yang semakin baik. Di jaman sekarang, komputer bukan lagi merupakan barang istimewa bagi pemakai, namun sudah disamakan halnya dengan peralatan kantor lainnya. Hampir setiap orang hampir bisa mengoperasikan komputer dengan berbagai aplikasinya.

PARA PEMAKAI INFORMASI

Para pemakai komputer meliputi manajer, non-manajer, dan organisasi dalam lingkungan perusahaan. Dalam hal manajer sebagai pemakai informasi, sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu sistem informasi pemecahan masalah. Dalam suatu perusahaan, manajer ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai area bisnis.

Adapun tingkat-tingkat manajemen dibagi atas:

• Tingkat perencanaan strategis (strategic planning level): manajer pada puncak hierarki organisasi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan di masa datang
  
• Tingkat pengendalian manajemen (management control level): manajer tingkat menengah yakni mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi yang bertanggungjawab mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai
  
• Tingkat pengendalian operasional (operational control level): manajer tingkat bawah yang mencakup kepala departemen, supervisor, dan pemimpin proyek yang bertanggungjawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan.
  

Dilihat dari pengaruh informasi, semakin tinggi tingkat manajer, semakin luas pengaruh informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dilihat dari bentuk penyajian informasi, semakin tinggi tingkat manajer, maka semakin ringkas informasi yang diperlukan.

    Sedangkan area bisnis tradisional perusahaan ada tiga, yakni pemasaran, manufaktur, dan keuangan serta dua area tambahan yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi.

    Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan area bisnis, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi dan peranan yang sama. Lima fungsi-fungsi manajemen adalah planning, organizing, staffing, directing, serta controlling. Sedangkan peranan manajemen mencakup aktivitas antar-pribadi (interpersonal), informasi (informational), dan keputusan (decisional).

    Untuk mencapai tujuan, manajemen harus memiliki dua keahlian dasar, yaitu keahlian komunikasi dan pemecahan masalah. Dalam berkomunikasi, manajer memiliki pilihan medianya sesuai dengan gaya manajemen mereka. Sedangkan dalam pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan dalam memilih berbagai tindakan. Selain itu, idealnya manajemen harus mengerti komputer dan informasi.

MANAJER DAN SISTEM

Manajer yang memandang organisasinya sebagai sebuah sistem akan menjadikan pemecahan masalah lebih mudah dan lebih efektif. Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri.

Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open-loop system).
Sedangkan sistem dengan tiga elemen pengendalian disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system).

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka (open system),
sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system).
Suatu sistem dapat terdiri dari subsistem yakni bagian yang ada di dalam sebuah sistem, dan supersistem yaitu bagian dari sistem yang lebih besar.

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang memiliki sumber daya fisik dan sistem konseptual yang menggunakan sumber daya konseptual berupa informasi dan data. Seorang manajer akan memiliki suatu pandangan sistem yang bernilai potensial untuk mengarahkan manajer mencapai tujuan organisasinya berkaitan dengan lingkungan.

DATA VERSUS INFORMASI

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual yang meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer, atau kombinasi keduanya.

EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer awal ini adalah pengolahan data elektronik atau EDP, kemudian disingkat menjadi DP dan berkembang menjadi SIA. Kemudian konsep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen atau SIM dipromosikan oleh pembuat komputer yang diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Karena banyaknya kekurangan dengan jalan ini, maka dibentuk konsep baru disebut sistem pendukung keputusan atau DSS yang berfokus pada pemecahan masalah dan pengambilan keputusan manajer. Pada saat DSS berkembang, muncul OA yang memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. Kemudian aplikasi lain seperti AI dan ES berkembang yang berfokus pada konsultasi. Aplikasi ini menyediakan informasi untuk pemecahan masalah yang dikenal dengan sistem informasi berbasis komputer atau CBIS.

ORGANISASI JASA INFORMASI

Perusahaan yang pertama menggunakan komputer menggunakan para spesialis informasi untuk mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi:

• Analis sistem: bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada
  
• Pengelola database: bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database
  
• Spesialis jaringan: bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar
  
• Programmer: menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menghasilkan informasi
  
• Operator: menangani peralatan komputer berskala besar seperti mainframe
  

KECENDERUNGAN MENUJU END-USER COMPUTING

End-User Computing berkembang karena (1)meningkatnya pengetahuan tentang komputer; (2) para spesialis informasi memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani; (3)pasar yang dibanjiri oleh komputer mikro yang murah; (4)terciptanya perangkat lunak jadi yang menawarkan kemudahan penggunaan sistem berbasis komputer. Para spesialis informasi tetap dibutuhkan dalam pengembangan sistem yang dilakukan bersama-sam dengan pemakai.

MENIMBANG NILAI CBIS

Menimbang nilai CBIS dengan menggunakan gabungan ukuran kuantitatif dan subjektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya ini. Tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup yang memiliki siklus hidup sistem yang terdiri dari tahap-tahap berikut: perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Siklus hidup tersebut tidak bertahan lama. Cepat atau lambat sifat dinamis bisnis akan melampaui kemampuan sistem informasi, dan sistem itu harus diperbaharui.

MEREKAYASA ULANG CBIS

Ketika suatu sistem direkayasa ulang, bukan berarti selalu merupakan pendekatan yang sama sekali baru. Unsur-unsur yang baik dari sistem itu dapat dipertahankan dan kemudian teknologi komputer diterapkan.

MENGELOLA CBIS

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah perencanaan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.

MENEMPATKAN CBIS DALAM KONTEKS

Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.

5.1. Hirarki dan Manajemen Data

Hirarki Data meliputi:

• File adalah kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subyek tertentu, contohnya file pegawai.
  
• Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan obyek tertentu.
  
• Data field adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit data tertentu.
  

Manajemen Data

    Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai.

Kegiatan manajemen data

Kegiatan manajemen data mencakup :

• Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source
  document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem.
  
• Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.
  
• Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik.
  
• Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir.
  
• Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.
  
• Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
  
• Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai
  

5.2. Kebangkitan Era Database

Organisasi logis (logical organization) mengintegrasikan data dari beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat data. Organisasi fisik (physical organization), sebaliknya merupakan cara computer melihat data – sebagai file – file yang terpisah.

    Tugas spesialis informasi adalah menyediakan organisasi logis yang diperlukan oleh pemakai dalam kendala dari organisasi fisik.

 Integritas logis dalam satu file

Dua pendekatn memungkinkan catatan – catatan pada satu file dipih berdasarkan karakteristiknya daripada berdasarkan kuncinya. Pendekatan ini disebut inverted file dan linked list. Keduanya membutuhkan DASD.

     Inverted file. Inverted file adalah suatu file yang disimpan dalam suatu urutan tertentu, tetapi suatu indeks yang menyertainya memungkinkan catatan – catatan dari file itu dipilih dalam urutan yang berbeda.

    Inverted file dirancang untuk memecahkan jenis masalah berupa permintaan manajer atas laporan yang mendaftarkan hanya catatan –catatan tertentu dalam suatu file. Inverted file index seperti itu, juga sering disebut indeks sekunder.

 Linked list.

Suatu file tersendiri, yaitu salesperson link, ditambahkan pada tiap catatan dalam file master wiraniaga. Field tersebut berisi link, atau pointer, yang menghubungkan semua catatan dari setiap wiraniaga. File yang berisi link filed disebut linked list.

 Integritas logis antara beberapa file

Link digunakan untuk saling menghubungkan catatan- catatan dalam satu file dengan catatn – catatan yang berhubungan dengan secara logis di file – file lain. Sistem GE ini dimulai, yaitu integrated data store, dan merupakan langkah maju pertama menuju satu database terintegrasi dari beberapa file.

5.3. Konsep dan Struktur Database

Konsep Database

Database adalah suatu koleksi computer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Integrasi logis dari catatan – catatan dalam banyak file ini disebut konsep database.

    Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

Struktur Database

• Hubungan eksplisit.
  

Satu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan – catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan – catatan tersebut dalam suatu hirarki, ini disebut struktur hirarki.

Suatu catatan yang memiliki anak catatan disebut parent, dan anak catatan itu disebut children.

• Hubungan implisit
  

Hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatn data yang telah ada. Data dalam database relasional ada dalam bentuk tabel – tabel yang disebut flat file. Flat file adalah suatu penyusunan data dua dimensi dalam kolom – kolom dan baris – baris.

5.4. Menciptakan dan Menggunakan Database

Menciptakan Database

Menentukan kebutuhan data

Definisi dari kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Nama yang diberikan untuk deskripsi dari semua data perusahaan adalah model data perusahaan. Ada dua pendekatan dasar yang berorientasi proses dan model perusahaan.

 Menggunakan Database

Pemakai database dapat berupa orang atau program aplikasi. Orang biasanya menggunakan database dari terminal atau komputer personal dan mengambil data dan informasi dengan menggunakan query language atau laporan yang telah dirancang lebih dahulu. Query language adalah permintaan informasi dari data-base, dan query language adalah bahasa khusus yang user-friendly yang memungkinkan computer menjawab query.

5.5. Model Database

Model yang menunjukkan elemen-elemen utama sistem manajemen database digambarkan dalam suatu model DBMS. Elemen-elemen tersebut meliputi data description language processor, performance statistic processor, modul backup/recovery, dan manajer database.

• Data description language processor mengubah kamus data menjadi skema database.
  
• Performance statistic processor memelihara statistik yang mengidentifikasi data apa yang sedang digunakan, siapa yang menggunakan, kapan digunakan, dan seterusnya.
  
• Modul backup/recovery menyelesaikan rekonstruksi database
  
• Manajer database bagi sistem manajemen database adalah seperti halnya prosesor bagi komputer.
  

5.6. Pengelola Database

Spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola database (database administrator), atau DBA. Tugas DBA terbagi menjadi empat areal utama, yaitu:

• Perencanaan database meliputi kerjasama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu, DBA berperan penting dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem manajemen database.
  
• Penerapan database mencakup penciptaan database yang sesuai dengan spesifikasi dari DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.
  
• Operasi database mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.
  
• Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS.
  

5.7. Keuntungan DBMS

Keuntungan DBMS meliputi:

1.
Mengurangi pengulangan data.

2. Mencapai independensi data.

􀂉 Spesifikasi data disimpan dalam tiap program aplikasi.

􀂉 Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengaksesdata.

3. Mengintegrasikan data dari beberapa file.

􀂉 Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala.

4. Mengambil data dan informasi secara cepat.

􀂉 Hubungan logis query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit

5. Meningkatkan keamanan.

􀂉 Baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi, directori pemakai, dan bahasa sandi.

1. Menjaga kekayaan organisasi.
   
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
   
3. Mendorong efisiensi.
   
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
   

Lingkungan Pengendalian

Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen

Struktur Organisasi

Dewan Komisaris Dan Audit Komite

Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)

Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.

Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.

Metode Pengendalian Manajemen

Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

Kebijakkan dan praktik kepegawaian

Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.

Prosedur Pengendalian

    Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.

Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :

1. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
   

2. Pembagian tugas.
   

3. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
   

4. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
   

5. Pengecekan independen terhadap kinerja.
   

Penggunaan Wewenang Secara Tepat

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

Pembagian Tugas

Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.

Dokumen dan Catatan yang Memadai.

Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)

Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.

Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.

Pengecekan independen terhadap kinerja

Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik

    Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).

    Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).

    Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.

Pengendalian Umum

Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

Organisasi

Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.

    Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.

    Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.

    Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :

1. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
   

2. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
   

3. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
   

Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :

1. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
   

2. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.
   

3. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
   

Pengendalian terhadap sistem dan program

Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :

1. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
   

2. Prosedur pengujian program.
   

3. Prosedur pengubahan program.
   

4. Dokumentasi.
   

Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data

Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :

1. Operasi konversi data.
   

2. Operasi Komputer.
   

3. Perpustakaan.
   

4. Fungsi Pengendalian.
   

Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data dari dokumen sumber kedalam bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan metode batch maupun online processing.

Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :

Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadi machine-readable form, password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer.

Pengendalian terhadap arsip data dan program yang disimpan harus dilakukan oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam penyimpanan, penjagaan keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur pembuatan backup, pengendalian terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.